Gérer la liste des invités et les coordonnées d'urgence de votre réservation de refuge

Votre liste d'invités

Ouvrez Mes réservations de refuges dans le portail des membres, puis sélectionnez Invités. Chaque place de votre réservation apparaît sous forme de vignette — les places au tarif membre et les places standard sont regroupées séparément.
Cliquez sur une vignette vide, saisissez le nom et l'adresse courriel de votre invité, et le tour est joué.
Votre invité recevra un courriel avec les détails du voyage, un lien pour consulter la sortie, ainsi qu'un moyen de se retirer en un clic si vous vous êtes trompé.

Seules les places au tarif membre doivent être comblées; les places standard sont facultatives et ne retardent jamais votre réservation.

Adhésions vérifiées instantanément

Toute personne occupant une place au tarif membre doit détenir une adhésion CAC en règle — c'est ce tarif que vous avez payé. Nous vérifions par courriel dès qu'une personne est ajoutée : si son adhésion est manquante ou expirée, elle reçoit un lien pour adhérer ou renouveler, et votre réservation affiche le statut « En attente » jusqu'à ce que la situation soit régularisée. Vous n'avez jamais à relancer personne, mais vous pouvez voir d'un coup d'œil qui doit encore régulariser sa situation.

Ajouter des enfants

Cochez « moins de 18 ans » et indiquez plutôt le courriel du parent ou du tuteur — tous les courriels liés à la sortie lui seront envoyés. Pour une place au tarif membre, nous associons l'enfant à votre adhésion familiale à partir de son nom.

NOUVEAU - Ajoutez vos coordonnées d'urgence

Chaque sortie doit avoir une personne-ressource en cas d'urgence — quelqu'un qui ne participe pas à la sortie — et nous recommandons également d'indiquer un plan de sortie : votre itinéraire, votre horaire, votre véhicule et le moment où il faut donner l'alerte. Remplissez les deux champs sous Coordonnées d'urgence : la personne-ressource est obligatoire, le plan de sortie est facultatif mais fortement conseillé en montagne. En cas d'urgence, ces renseignements peuvent être transmis aux autorités locales.

Le statut de votre réservation

Action requise — la réservation est incomplète. Les informations d'adhésion et/ou de contact d'urgence n'ont pas été ajoutées.
En attente — les informations d'adhésion du ou des invités sont incomplètes ; veuillez faire un suivi auprès de votre ou vos invités. Merci de les mettre à jour dans les 48 heures.
Confirmée — toutes les actions sont confirmées et votre réservation est prête.

Votre liste d'invités est-elle en lecture seule?

Si votre réservation affiche « Confirmée » avec la mention « organisée avec le bureau » et que vous ne pouvez ajouter personne, c'est que la réservation a été faite avant le lancement de la gestion des invités — vos invités ont été confirmés directement avec le bureau au moment de la réservation, et vous n'avez rien à faire. Si la composition de votre groupe change, écrivez à info@alpineclubofcanada.ca et nous nous en occuperons.

Modifier ou annuler — utilisez « Modifier ou annuler »

À l'intérieur de votre réservation; un courriel est automatiquement préparé pour le bureau avec votre numéro de réservation déjà inséré. Rien ne change tant que nous n'avons pas confirmé, et la Politique de réservation et d'annulation des refuges s'applique.

Codes de verrouillage

Ils sont communiqués peu de temps avant votre sortie; une icône de clé apparaît alors sur la ligne de réservation, pour vous comme pour vos invités.

Pour toute question sur la réservation de refuges, écrivez à info@alpineclubofcanada.ca ou appelez au (403) 678-3200.